www.ciecnu.cn/UploadFile/442b4513a7764adcb4657968ca80ae18.DOC                   

                    关于申请举办国际会议的说明

由于国际会议所需材料比较复杂，审批过程比较长，所以请各单位务必提前至少3个月申报相关材料。请各单位在填好“安全预案”后，及时和保卫处联系，以便保卫处了解相关信息，并配合办会单位做好会议的安全保卫工作。

                                    国际交流部  李艳

                                   联系方式：68901586

举办国际会议需要提交的材料：请提供以下材料电子版和纸质版

1. 提交《举办国际会议情况表》(纸质材料三份)、《举办国际会议申报表》一、二、三（请见附件）（纸质材料一份）

2. 提交文件1-5

文件1《安全预案》：请院系领导签字盖章，提交国际交流部和保卫处闫绍强老师各一份

     关于首都师范大学XX学院举办国际研讨会安全工作预案模板 

（仅供参考）

首都师范大学XXXX学院拟定于2008年Ｘ月Ｘ日至Ｘ日举办“ＸＸＸＸＸＸ”（会议名称）国际研讨会。会议地点：ＸＸＸＸ。此次会议由我校ＸＸ（单位）主办，ＸＸ（单位）协办。参会人员共计Ｘ人。（其中，境外人员Ｘ人，台湾人员X人）此次会议邀请ＸＸＸ副部长ＸＸ 参加开幕式。为确保此次会议安全，会议承办人：ＸＸ副院长、（联系电话ＸＸＸ）ＸＸ教授、为安全工作负责人

（联系电话ＸＸＸ）会议工作人员ＸＸ同志具体负责会议安全联系工作。（联系电话ＸＸＸＸ）

1.会议召开之前，安全工作联系人负责向保卫处提交会议日程及境外人员名单。（由保卫处负责上报有关部门审查备案。）

2.会议期间，全部境外人员安排在ＸＸ饭店住宿。住所安全由ＸＸ饭店负责。

3.会议期间的外出、参观活动，参会工作人员将全程陪同。外出旅游安全由旅行社和会议陪同人员共同负责。

4.会议召开之前，我们将告知参会人员不要参与、讨论与会议无关事项。

5.会议召开期间，我院将积极协同学校保卫处共同做好各项安全防范工作。在会议的每个环节中，逐人落实安全责任。

6.此次会议不涉及港澳台问题。不涉及政治宗教问题。（或：关于涉台、宗教问题会议发言已审查。）

7.此次会议有关涉密事项已报科技处审查。(或：此次会议不涉及秘密事项)

在会议期间，我们将尽全力做好安全防范工作，如遇突发事件，我们将及时处置，及时上报。

                           签字（院长）

            ＸＸ单位（盖章）2009年Ｘ月Ｘ日

文件2 《参会境外人员及台湾人员背景材料》：提交交流部

内容包括：姓名，国籍，工作单位，职称，背景材料等。如有台湾人员，请说明是否从军从政。

文件3 《日程安排》：内容包括：时间，议题等。

文件4 《经费预算及使用情况说明》

文件5 《会议总结》：请会议结束后15日内提交会议总结

备注：

1.请办会单位详细了解外来参会人员的背景，以免出现问题。

2.如果外来参会人员需要“官方邀请函”办理签证，请提交：参会外国学者的护照复印件及来华参加国际会议外宾情况表和被授权单位签证通知表。

 国际会议申请材料附件( 点击下载)